Общие сведения

ПО учёта рабочего времени Attendance Management было разработано компанией ZKSoftware для осуществления обмена информацией между компьютером и терминалами учёта рабочего времени/контроля доступа. Основная задача терминалов - сохранение точного времени прихода/ухода сотрудников во внутренней памяти; программного обеспечения – просчет отработанного времени, опоздания, ранних уходов, переработки согласно назначенным графикам и сменам. Программа поставляется с терминалами на бесплатной основе и имеет простой русскоязычный интерфейс.

Если у сотрудника гибкий график работы, то для корректного учета рабочего времени необходимо, чтобы пользователь перед верификацией нажимал соответствующую клавишу посещаемости "Приход" или "Уход", «Обед» или «С обеда». При нормированном рабочем времени, статус записей автоматически определяется программой в соответствии с установленным графиком, при этом пользователю не нужно нажимать функциональные клавиши перед верификацией.

Также, существует возможность ручного добавления записей посещаемости, что может быть полезно в случае, если сотрудник забыл оставить отметку времени. В случае коллективного ухода/прихода, администратор может добавить записи посещаемости сразу определенному штату сотрудников, к примеру, целому отделу. В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с болезнью, командировкой, бизнес делам (список может быть составлен для конкретного предприятия), администратор также может занести эту запись в базу данных программы.

Таким образом, автоматическое и ручное формирование базы данных записей посещаемости позволяет гибко производить подсчет рабочего времени для всего штата сотрудников.

Учет рабочего времени сотрудников производится с помощью графиков работы, которые состоят из расписания и смен работы.

Этапы работы с программой

1. Регистрация пользователей в терминале. Можно зарегистрировать от одного до десяти пальцев сотрудника, как с помощью терминала, так и с помощью программного обеспечения.

2. Присваивание c помощью программы символьных имён пользователям в терминале, которые при верной идентификации отображаются на экране терминала.

3. Создание списка отделов компании, группировка сотрудников по отделам.

4. Установка расписаний и рабочих смен для сотрудников.

5. Назначение графика работы сотрудникам.

6. Загрузка записей событий входа/выхода из терминала в базу данных на компьютере. Последующая обработка записей, формирование отчётов.

7. Вывод полученной информации на печать, её экспорт в такие распространённые файловые форматы, как таблицы Microsoft Excel, Microsoft Word, базы данных Microsoft Access, текстовый формат TXT, файлы CSV, PDF, RTF, SQL, XML, DIF.

Некоторые пояснения и рекомендации

Расписание
Расписание определяет начало и конец рабочего дня (к примеру, 8:00-17:30). Программа "понимает" этот промежуток времени, как диапазон разрешенного времени для записей событий прихода или ухода (к примеру, если время прихода обозначено 6:00-12:00, то отметка времени прихода 12:10, 5:50 будет считаться недействительной). Можно указать время в минутах после начала или до конца рабочего дня для определения опозданий или ранних уходов (к примеру, 10 мин: приход в 8:12 будет считаться опозданием, а уход в 17:15 – ранним уходом).

Смена
В смене указываются рабочие дни недели. По умолчанию, после создания расписания, создается пятидневный рабочий день (понедельник-пятница). Обычно рабочие дни циклически повторяются, поэтому для смены можно задать числовое значение цикла повторения для дня, недели, месяца.

График
График применяется индивидуально для каждого сотрудника, представляет собой объединение смены и расписания. От правильно построенного графика зависит качество калькуляции отчёта.

Автоназначение расписания
Если назначенные смены, графики работы сотрудника очень часто меняются, и не попадают под правила, Вы можете применить для этого человека функцию автоназначения расписания. В таком случае система автоматически решит, к какому расписанию будут принадлежать записи посещаемости.

Праздники
В праздники сотрудники могут отсутствовать на рабочем месте. В этом случае программа зафиксирует запись "Отсутствовал без уважительных причин". Для предотвращения таких ситуаций необходимо создать список праздников. При выходе сотрудников на работу в это время, для них будет засчитано сверхурочное время.

Записи уходов
Система предусматривает записи ухода сотрудников с работы во время рабочих часов по различным причинам. Запись об уходе автоматически будет отображаться в отчетах. По умолчанию, система имеет 3 причины ухода: по болезни (sick), отпуск (vacation), другие (other). Вы можете создать свой список причин, при этом удалив существующий.

>> Скачать программу учёта рабочего времени Attendance Management